Psychologin gibt Tipps fürs Homeoffice. Lisa-Maria Hasenhindl ist NÖN-Mitarbeiterin, hauptberuflich aber klinische Psychologin. Sie gibt wertvolle Tipps ihres Berufsverbandes (BÖP) an die NÖN-Leser weiter.

Von Lisa-Maria Hasenhindl. Erstellt am 17. April 2020 (09:45)
Lisa-Maria Hasenhindl ist NÖN-Mitarbeiterin, hauptberuflich aber klinische Psychologin.
privat

Aufgrund der aktuellen Coronakrise arbeiten derzeit so viele Menschen im Homeoffice wie niemals zuvor. Die Gefahr von psychischen Belastungen steigt. Um Homeoffice bestmöglich gestalten zu können, hat der Berufsverband Österreichischer PsychologInnen (BÖP) auf Grundlage wissenschaftlicher Erkenntnisse ein weiteres Informationsblatt erstellt. 

Arbeiten in den eigenen vier Wänden stellt angesichts veränderter Arbeitsumgebungen, neuer Kommunikationswege, anderer Verfügbarkeit und familiärer Eingebundenheit alle Beteiligten vor völlig neue Herausforderungen.
Um diese Herausforderungen meistern zu können gibt es folgende Empfehlungen:

1. Klare Arbeitszeiten und Vereinbarungen

Ein strukturierter Zeitplan ist wichtig, daher vereinbaren Sie mit ihrem Vorgesetzten die Zeiten, in denen Sie erreichbar sein sollen und können. Schalten Sie außerhalb dieser Zeiten mit gutem Gewissen das Telefon aus. Auch die Familie muss wissen, wann Sie arbeiten und angesprochen werden dürfen. Vermeiden Sie dabei andere Tätigkeiten, die nicht mit Ihrer Arbeit zu tun haben.

2. Schaffen Sie sich die richtigen Arbeitsbedingungen

Um sich konzentrieren zu können, räumen Sie den Schreibtisch auf oder richten Sie sich eine Büroecke ein. Tun Sie, was Ihnen möglich ist, um eine produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

3. Entwickeln Sie Abläufe – behalten Sie bewährte Routinen bei und gestalten Sie neue

Starten Sie den Tag, als ob Sie ins Büro gehen würden. Stellen Sie den Wecker, frühstücken Sie zur selben Zeit und machen Sie sich fertig. Setzen Sie Kernarbeiten fest und planen Sie bewusst Pausen ein.

4. Tragen Sie Arbeitskleidung – auch zu Hause

Eine adäquate Arbeitskleidung, die durchaus bequem sein kann, trägt ebenfalls zur Motivation bei. Sie sollte jedoch passend für Videokonferenzen gewählt werden. Wenn Sie sich so kleiden, als würden Sie aus dem Haus gehen, signalisieren Sie ihrem Gehirn, dass gerade Arbeitszeit ist und erhöhen somit Ihre Konzentration. Damit können übrigens auch ihre Mitbewohner erkennen, dass gerade Ihre Arbeitszeit ist.

5. Nutzen Sie bewusst Unterbrechungen

Um qualitätsvoll arbeiten zu können, ist ein guter Mix aus arbeitsintensiven Phasen und Regeneration notwendig. Ein kleiner Unterbrecher, wie kurz aufzustehen oder sich einen Kaffee zu holen, ist besser als kein Unterbrecher. In den Pausen sollten Sie am besten die Position ändern, um ihrem Gehirn diese Regeneration zu gönnen. Der soziale Kontakt ist auch in Homeoffice-Zeiten wichtig. Telefonieren Sie in den Pausen mit lieben Kollegen in der digitalen Teeküche.

6. Kommunizieren Sie klar

Definieren Sie Arbeitsaufträge und legen Sie Zuständigkeiten eindeutig fest. Fragen Sie nach, wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen. Geben Sie Feedback, wenn etwas optimiert werden kann.

7. Erstellen Sie eine To-Do-Liste

So können Sie Ihren Fortschritt regelmäßig überprüfen und behalten im Blick, was vorrangig bearbeitet werden sollte. Eine abgehakte Aufgabe erzeugt Energie für den nächsten Tag.

8. Vertrauen Sie und seien Sie verlässlich

Wenn Mitarbeiter nicht sofort erreichbar sind, gehen Sie davon aus, dass diese derzeit mit arbeitsrelevanten Aufgaben beschäftigt sind. Rufen Sie selbst verlässlich sobald wie möglich zurück, um einen schnellen Austausch gewährleisten zu können.

9. Schalten Sie nach der Arbeit ab

Im Homeoffice ist eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben besonders wichtig. Verlassen Sie nach Ihrer Arbeitszeit den Arbeitsplatz. Nun ist es an der Zeit, die Akkus wieder aufzuladen, indem Sie sich anderen Tätigkeiten widmen.

10. Entdecken Sie die Vorteile

Auch wenn es zu Beginn eine Herausforderung sein kann, hat ein Homeoffice auch positive Seiten. Sie ersparen sich den Arbeitsweg oder können sich bequemer kleiden. Studien zufolge steigt die Produktivität von Angestellten die von zu Hause arbeiten im Vergleich zu Kollegen die im Büro arbeiten, erheblich an. Bedenken Sie, dass diese herausfordernde Situation eine vorübergehende Lösung ist.

Was Führungskräfte tun können

Um Ihre Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen zu können und den Arbeitsprozess möglichst gut gestalten zu können, ist es auch für Sie als Führungskraft notwendig, einen konkreten Tagesplan festzulegen. Versuchen Sie möglichst viele Routinen beizubehalten (Jour fixe, Projektmeetings,…).

Klare Anweisungen sind jetzt noch wichtiger, wenn es nicht die Möglichkeit gibt, vor Ort informell nachzufragen. Versichern Sie sich, ob die Mitarbeiter alles verstanden haben und fragen Sie zwischendurch nach, wie es läuft.

Ein rasches Feedback beschleunigt den Arbeitsprozess und stellt sicher, dass alle Termine fristgerecht eingehalten werden können.

Führen Sie To-Do-Listen, auf die das Team zugreifen kann. So haben Sie den Überblick, wer gerade woran arbeitet. Richten Sie einen gemeinsamen Kalender ein, indem Aufgaben eingetragen oder störungsfreie Zeiten sowie Zeit für Rückfragen definiert werden können.

Sprechen Sie die erwartete Erreichbarkeit explizit an. Definieren Sie bei Bedarf „Sprechstunden“, um zu signalisieren, dass jene Fragen, die sonst zwischen Tür und Angel angebracht werden können, dennoch einen Platz finden.

Gehen Sie davon aus, dass Ihre Mitarbeiter ihr Bestes geben. Besonders Mitarbeiter mit Kindern sind mit der großen Herausforderung konfrontiert. Zeigen Sie in dieser herausfordernden Zeit besonders für Überforderung Verständnis.

Homeoffice mit Kindern –
eine besondere Herausforderung

Besonders für Alleinerziehende ist Homeoffice gemeinsam mit Kindern ohne Betreuungsmöglichkeit eine massive Herausforderung. Dieser Spagat ist nur möglich, indem man in beiden Bereichen Abstriche von den eigenen Ansprüchen macht. Niemand kann gleichzeitig bester Mitarbeiter oder beste Führungskraft sein und gleichzeitig den Kindern die beste Betreuung und Beschäftigung bieten. Die optimale Lösung wäre, Homeoffice-Zeiten und Kinderbetreuungszeiten abzuwechseln um die Nerven nicht allzu bald zu verlieren.

Je nach Alter stellen sich andere Herausforderungen und die Kinder haben unterschiedliche Bedürfnisse. Kleine Kinder benötigen noch sehr viel Aufmerksamkeit und können sich nur kurze Zeit selbst beschäftigen. Jugendliche sehnen sich nach ihren Freunden und nach der Freiheit das Haus verlassen zu können.

Die Probleme, die sich durch die räumliche Nähe ergeben, hängen auch von der Anzahl, dem Alter und dem Charakter der zu betreuenden Kinder, sowie dem Beschäftigungsausmaß der Eltern ab.

Die folgenden Tipps können dabei helfen, die Situation für Sie und Ihre Familie etwas leichter zu gestalten.

1. Erklären Sie die aktuelle Situation

Auch kleine Kinder verstehen oft mehr als wir denken. Besprechen Sie mit Ihrem Kind genau, zu welchen Zeiten Sie konzentriert sein müssen und nicht gestört werden sollten. Legen Sie Zeichen für die Arbeitszeit fest (z.B. eine verschlossene Arbeitszimmertür). Definieren Sie, wann Sie dennoch gestört werden können und widmen Sie sich Ihren Kindern zu den Zeiten, die ausgemacht sind. Sehr kleine Kinder können dies noch nicht verstehen. Ein Arbeiten wird höchstwahrscheinlich nur möglich sein, wenn diese schlafen.

Nützen Sie den Mittagsschlaf für Arbeiten, die Ihre volle Konzentration erfordern. Alle anderen müssen mit Unterbrechungen erledigt werden können. Darum sind eine To-Do-Liste und ein möglichst detaillierter Arbeitsplan besonders wichtig. Ordnen Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit sowie nach dem Grad an Ungestörtheit, den Sie für die Erledigungen benötigen.

2. Machen Sie einen Plan

Beginnen Sie den Tag mit Ihren Kindern, als ob Sie in die Arbeit gehen würden. Gemeinsames Aufstehen, Frühstücken und Anziehen gibt den Kindern Sicherheit und bietet eine gute Basis für den Tag.

Eine klare Struktur und gemeinsame Rituale wie Singen, Vorlesen, sind gerade jetzt besonders wichtig, da viele Routinen, wie der Kindergarten, das Sehen von Großeltern, wegfallen.

Erstellen Sie gemeinsam einen Plan für die Woche. Eine gute Zeiteinteilung ist wichtig und können den Kindern, aber auch Erwachsenen Halt geben.

3. Sprechen Sie sich gut ab

Sprechen Sie sich gut mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten ab. Sagen Sie, zu welchen Uhrzeiten Sie am besten zu erreichen sind. Ist ein Partner vorhanden, besprechen Sie die Aufgabenverteilung möglichst detailliert und schaffen Sie für Sie beide Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten.

4. Nutzen Sie kreative Beschäftigungsideen

Wenn Ihre Kinder weniger ins Freie gehen und ihre Freunde nicht mehr sehen können, ist es umso wichtiger, dass sie verschiedene Beschäftigungsangebote wie Malen, Basteln oder Musizieren haben. Ermöglichen Sie Ihrem Kind, sich ausreichend bewegen zu können, indem Sie beispielsweise einen Hindernissparcour aufbauen.

5. Trauen Sie Ihrem Kind etwas zu

Kinder verstehen oft mehr, als Eltern denken. Für viele Kinder ist es eine gute Motivation, wenn Sie das Gefühl haben, die Mama und den Papa bei der Arbeit unterstützen zu können.

6. Geheimtipp für konzentriertes Arbeiten

Wenn Sie schnell und unbedingt etwas erledigen müssen, das Ihre Konzentration erfordert, können Sie sich für solche Situationen ausnahmsweise sonst „verbotenes“ Spielzeug bereithalten. Das kann zum Beispiel eine Rolle Toilettenpapier zum Abwickeln sein oder das Handy zum Fotoschauen für die Kleinen. Hauptsache es ist ungefährlich.

7. Achten Sie gut auf Bedürfnisse

Besonders in der schweren Zeit braucht Ihr Kind möglicherweise mehr Aufmerksamkeit. Versuchen Sie die gemeinsame Zeit bewusst zu nutzen. Fragen Sie öfters nach deren Befinden und was Sie eventuell für sie tun können. Achten Sie auf ausreichend Körperkontakt und versuchen Sie Ihre Kinder direkt anzusehen, wenn Sie mit ihnen reden. Sagen Sie deutlich, dass Sie für sie da sind, wenn sie dringend etwas benötigen. Achten Sie aber auch auf Ihre eigenen Bedürfnisse.

Nach den Arbeitszeiten sollten Sie abschalten und nichts mehr für die Arbeit machen. Sie sind gefordert genug und tun Ihr Bestes!